Starfsreglur landsliðs- og afreksnefndar LH
- Gildissvið og tilgangur
Starfsreglur þessar eru settar með vísan til laga Landsambands hestamanna („LH“). Reglurnar fjalla um framkvæmd starfa landsliðs- og afreksnefndar (einnig vísað til sem „nefndin“) þar sem lagafyrirmælum eða öðrum reglum LH eða Íþrótta- og Ólympíusambands Íslands („ÍSÍ“) sleppir.
Tilgangur reglna þessara er að kveða á um starfshætti nefndarinnar og helstu verkefni. Reglunum er jafnframt ætlað að koma í veg fyrir hagsmunaárekstra í starfi nefndarinnar, auka trúverðugleika og stuðla að óhlutdrægni við meðferð og afgreiðslu mála.
Þau sem koma að verkefnum sem varða nefndina með einum eða öðrum hætti, hvort sem það er nefndarfólk, þjálfarar, starfsfólk LH, knapar eða aðrir sem eru í landsliðshópi hverju sinni, skulu virða reglur þessar.
- Skipan landsliðs- og afreksnefndar
Nefndin er skipuð á fyrsta stjórnarfundi LH að afloknu landsþingi LH. Félag hrossabænda skal skipa einn fulltrúa í nefndina á sama tíma. Starfstími nefndarinnar er til tveggja ára í senn. Nefndina skal skipuð a.mk. 5 aðilum en auk þess skal starfsfólk skrifstofu LH leggja nefndinni lið. Stjórn LH tilnefnir formann sem sér um boðun funda í samráði við starfsfólk LH. Aðili frá skrifstofu LH skal vera ritari nefndarinnar. Fyrsti fundur nefndarinnar skal haldinn innan mánaðar frá skipun hennar. Nefndin skal í upphafi síns starfstíma skipta með sér verkefnum. Að öðru leyti kemur nefndin saman eftir þörfum.
Fulltrúi knapa frá U21- og A-landsliðshópi skulu eiga rétt á að sitja fundi nefndarinnar eftir tilefni. Hvor hópur um sig tilnefnir fulltrúa úr sínum hópi. Fulltrúi skal hafa náð 18 ára aldri. Formaður nefndarinnar skal tryggja að boða fulltrúa knapa á fundi nefndarinnar eftir tilefni og dagskrá funda. Fulltrúar geta einnig óskað eftir fundi með nefndinni og fengið mál á dagskrá. Fulltrúar hafa ekki atkvæðisrétt nema nefndin ákveði annað.
Nefndarmenn geta hvenær sem er sagt sig úr nefndinni að undangenginni skriflegri tilkynningu til formanns nefndarinnar eða formanns stjórnar LH.
- Hlutverk
Hlutverk nefndarinnar er að efla og rækta afreksstarf LH með því m.a. að móta umgjörð og starfrækja landslið Íslands í hestaíþróttum og hæfileikamótun fyrir börn og unglinga með það að markmiði að verða framtíðar afreksknapar. Nefndin skal starfa innan þeirra laga og reglna sem LH hefur sett og innleiða afreksstefnu LH í störfum sínum. Einnig hefur nefndin það hlutverk að sjá um fjármögnun verkefna á vegum nefndarinnar.
Nefndin starfar í umboði stjórnar LH og skal í störfum sínum upplýsa eða bera undir stjórn LH mál sem teljast óvenjuleg eða mikilsháttar fyrir starf nefndarinnar, kunna að verða fordæmisgefandi eða hafa áhrif á framtíðarsýn í afreks- og landsliðsmálum LH.
- Verkefni
Nefndin ber að gera fjárhagsáætlun fyrir hvert starfsár (12 mánaða tímabil) auk áætlana fyrir hverja ferð landsliðsins. Fjárhagsáætlanir skulu lagðar fyrir stjórn LH til samþykktar. Nefndin skal starfa innan samþykktra fjárhagsáætlana. Nefndin aflar fjármögnunar og styrkja eins og þörf er á samkvæmt samþykktri fjárhagsáætlun.
Allar ráðningar, hvort sem er í verktöku eða ekki, og samningar, sem hafa ýmist fjárhagslega mikið vægi eða hafa önnur veruleg áhrif, skal nefndin leggja fyrir stjórn LH til samþykktar, til að teljast bindandi.
Nefndin ræður A-landsliðsþjálfara, U21-landsliðsþjálfara, yfirþjálfara hæfileikamótunar og gerir starfslýsingu sem og samning við hvern og einn. Þjálfarar skulu í einu og öllu starfa samkvæmt reglum sem um þá gilda hverju sinni. Nefndin ræður jafnframt aðstoðarfólk, liðstjóra eða annað sem nefndin telur þörf á hverju sinni í samráði við aðalþjálfara U-21 og A-landsliða.
Landsliðsþjálfarar skulu sjá um val á knöpum í landsliðshópa ásamt því að fylgja eftir stefnu og verkefnum sem nefndin ákveður á hverjum tíma. Ábyrgð og hlutverk landsliðsþjálfara er að halda uppi virku og öflugu starfi landsliðshópsins, taka þátt í skipulagningu viðburða tengdu starfi landsliðsins og velja knapa sem taka þátt í stórmótum fyrir Íslands hönd. Það sama gildir um yfirþjálfara hæfileikamótunar en sá þjálfari skal sjá um val á knöpum í hæfileikamótun, fylgja eftir stefnu og verkefnum nefndarinnar og að öðru leyti halda utan um hópinn með öflugu starfi.
Hverjum þjálfara ber að gera áætlun um þjálfun fyrir komandi starfsár og kynna fyrir nefndinni. Auk þess skal hver þjálfari um sig skila skýrslu eftir hvert starfsár og kynna á fundi nefndar.
Nefndin skal sjá til þess, með aðstoð starfsfólks skrifstofu LH, að gerðir séu samningar við þá knapa sem landsliðsþjálfarar hafa valið í landsliðshóp hverju sinni. Auk þess skal nefndin sjá til þess að knapar séu upplýstir um þær reglur sem um þá gilda meðan þeir eru hluti af landsliðshópnum, svo sem reglur þessar, siðareglur, hegðunarviðmið o.fl. reglur.
Nefndinni er heimilt að auglýsa viðburði í nafni LH sem varða styrktarmál verkefna nefndarinnar. Framkvæmdastjóri LH skal leiðbeina nefndinni varðandi gerð styrktarsamninga og mögulega hagsmunaárekstra þar vegna annarra styrkja eða verkefna á vegum LH.
Nefndinni ber að sjá til þess að sótt sé um þá opinberu styrki sem fást fyrir afreksstarf á vegum nefndarinnar, svo sem afreksstyrki ÍSÍ og fylgja þeim leiðarvísum sem þar eru gefnir.
Öll dagleg umsýsla verkefna nefndarinnar er í höndum skrifstofu LH, undir stjórn afreksstjóra LH.
- Skipting starfa innan nefndarinnar og boðun funda
Formaður nefndarinnar hefur forgöngu um að nefndin gegni hlutverki sínu með skilvirkum og skipulögðum hætti og skal stuðla að virkni í allri ákvarðanatöku hennar. Formaður nefndarinnar skal sjá um að haldnir séu reglulegir fundir í nefndinni og helst þannig að nefndarmenn geti með góðum fyrirvara tekið frá tíma í nefndarfundi og starf fyrir nefndina.
Að auki skal formaður m.a.:
- Stuðla að því að verklag nefndar sé í samræmi við lög, reglur og góða stjórnarhætti.
- Semja dagskrá nefndarfunda og sjá um boðun þeirra, í samráði við ritara nefndarinnar.
- Vera málsvari nefndarinnar og koma fram fyrir hennar hönd varðandi málefni nefndarinnar, s.s. gagnvart landsliðsþjálfurum, starfsfólki LH, verktökum, fjölmiðlum, stjórnvöldum og öðrum, nema nefndin eða stjórn LH ákveði annað.
- Halda öllum nefndarmönnum upplýstum um málefni sem nefndinni tengjast og sjá til þess að nefndin fái í störfum sínum allar þær upplýsingar og gögn svo nefndin geti sinnt störfum sínum.
- Hvetja til opinna samskipta innan nefndar svo og milli nefndar og þjálfara eða annarra aðila sem sinna verkefnum á vegum nefndarinnar.
- Stýra fundum nefndarinnar og sjá til þess að nægur tími sé gefinn til umræðna og ákvarðanatöku á nefndarfundum, sérstaklega hvað varðar stærri og flóknari mál.
- Sjá til þess að formaður LH og/eða stjórn LH sé upplýst eða leggi fyrir stjórn mál sem teljast mikilsháttar og/eða óvenjuleg mál og/eða mál er kunna að vera fordæmisgefandi eða hafa áhrif á stefnu í afreks- og landsliðsmálum LH.
- Engin mál er varða nefndina og starf hennar skulu birt opinberlega fyrr en öll nefndin er upplýst.
- Ákvörðunarvald, atkvæðagreiðslur o.fl.
Nefndin er ákvörðunarbær þegar meirihluti nefndarmanna sækir fund enda hafi fundurinn verið boðaður í samræmi við reglur þessar. Mikilvæga ákvörðun má þó ekki taka án þess að allir nefndarmenn hafi haft tök á því að fjalla um málið sé þess kostur, s.s. ákvörðun sem felur í sér breytingu á áður markaðri stefnu/áætlun eða samþykkt nefndarinnar og/eða hefur eða kann að hafa veruleg fjárhagsleg áhrif á verkefni landsliðsnefndar.
Einfaldur meirihluti atkvæða ræður úrslitum á nefndarfundum. Falli atkvæði jöfn ræður atkvæði formanns úrslitum.
- Fundargerðir
Fundarritari er ábyrgur fyrir því að fundargerð sé skráð í samræmi við umræður og ákvarðanir fundar. Tilgangur fundargerðar er að skrá niður kjarnann í umfjöllun og ákvörðunum um dagskrárefni, skjalfesta hvaða ákvarðanir eru teknar, hvaða verkefnum er deilt út og hverjir eru ábyrgðaraðilar þeirra verkefna.
Í fundargerð skal jafnframt skrá ef nefndarmaður eða annar víkur af fundi við umræðu eða ákvörðun dagskrárliðar, hvenær hann vék af fundi og hver ástæðan er.
Séu ákvarðanir teknar utan funda, s.s. með tölvupóstsamskiptum eða öðru móti, skal ávallt færa þær ákvarðanir til bókunar í fundargerð næsta bókaða nefndarfund, til staðfestingar.
Fundargerð skal send til nefndarmanna innan tveggja virkra daga frá fundi og nefndarmenn hafa síðan tvo virka daga til að gera athugasemdir. Fundargerð skal samþykkt formlega á næsta fundi nefndarinnar.
Fundargerðir nefndarinnar skulu vera aðgengilegar stjórn LH, eftir að þær teljast samþykktar af nefndinni.
- Hæfisreglur
Samkvæmt starfsreglum stjórnar LH skulu sömu reglur gilda um hæfi og trúnað fyrir nefndarmenn. Í samræmi við það gilda eftirfarandi hæfisreglur um nefndina.
Nefndarmenn skulu ávallt gæta hæfis síns og forðast hagsmunaárekstra í störfum sínum. Nefndarmönnum ber að tilkynna formanni nefndarinnar um hugsanlegt vanhæfi, gagnvart einstökum málum sem tekin eru upp í nefndinni.
Nefndarmenn skulu ekki taka þátt í meðferð mála þar sem þeir eiga verulegra persónulegra hagsmuna að gæta eða félag sem þeir sitja í stjórn/varastjórn eða eru fyrirsvarsmenn fyrir. Sama gildir um þátttöku í meðferð mála sem tengjast aðilum sem teljast venslaðir þeim með einum eða öðrum hætti.
Nefndarmaður skal víkja af fundi þegar kemur að afgreiðslu mála sem hann brestur hæfi til að taka þátt í. Bóka skal um þessi atriði í fundargerðum.
Nefndarmenn eða framkvæmdastjóri geta krafist þess að nefndarmaður víki sæti telji þeir viðkomandi nefndarmann vanhæfan til meðferðar máls. Verði ágreiningur um hæfi nefndarmanns til meðferðar einstaks máls skal nefndin taka ákvörðun þar um. Sá aðili sem talinn er vanhæfur skal ekki greiða atkvæði um hæfi sitt.
- Trúnaður
Á nefndarmönnum hvílir þagnarskylda um það sem þeir fá vitneskju um í starfi sínu og leynt skal fara með vegna hagsmuna LH eða annarra hagsmuna, samkvæmt ákvæðum laga, fyrirmælum formanns eða eðli máls. Trúnaðurinn helst áfram eftir að nefndarmenn láta af störfum.
Fara skal með allar umræður, ákvarðanir og innihald skjala eða annarra gagna nefndarinnar sem trúnaðarmál í hópi nefndarmanna og aðila sem sinna verkefnum á vegum nefndar og ekki skal opinberlega greina frá sjónarmiðum einstakra nefndarmanna eða niðurstöðu í kosningu um einstök mál, nema nefndin ákveði annað.
Ef nefndarmaður brýtur gegn þagnarskyldu eða rýfur að öðru leyti trúnað sem honum er sýndur, skal formaður upplýsa stjórn LH sem ákveður hvort skipa skuli nýjan nefndarmann.
- Samskipti
Til að tryggja að öllum utanaðkomandi erindum, sem berast í tölvupósti og tölvupóstsamskiptum nefndarmanna sé haldið til haga og varðveitist á einum stað skal nefndin notast við sameiginlegt netfang sem vistað er á skrifstofu LH, í umsjón framkvæmdastjóra LH.
Sameiginlegt netfang verður: landslidsnefnd@lhhestar.is
- Samþykkt og gildistaka
Starfsreglur þessar eru settar með stoð í 6.2 grein laga LH. Þær voru samþykktar á fundi stjórnar LH þann 16. maí 2024 og tóku gildi þá þegar. Samhliða falla úr gildi fyrri starfsreglur nefndarinnar.
Reglurnar skulu birtar á vefsíðu LH og kynntar þeim sem undir þær falla.