Mannvirkjanefnd

Starfsreglur mannvirkjanefndar

Starfsreglur Mannvirkjanefndar LH

1. Gildissvið og tilgangur

Starfsreglur þessar eru settar með vísan til laga Landssambands hestamanna („LH“). Tilgangur reglna þessara er að kveða á um starfshætti nefndarinnar og helstu verkefni.

2. Skipan nefndarinnar

Stjórn LH skipar nefndina að afloknu landsþingi LH. Starfstími nefndarinnar er til tveggja ára í senn. Nefndina skal skipuð a.m.k. 5 aðilum en auk þess skal starfsfólk skrifstofu LH leggja nefndinni lið. Stjórn LH tilnefnir formann sem sér um boðun funda í samráði við starfsfólk LH. Fyrsti fundur nefndarinnar skal haldinn innan mánaðar frá skipun hennar. Nefndin skal í upphafi síns starfstíma skipta með sér verkefnum. Að öðru leyti kemur nefndin saman eftir þörfum.

Nefndarmenn geta hvenær sem er sagt sig úr nefndinni að undangenginni skriflegri tilkynningu til formanns nefndarinnar eða formanns stjórnar LH.

Stjórn getur endurskipað nefndina telji hún ástæðu til.

3. Hlutverk

Hlutverk nefndarinnar er að vera ráðgefandi varðandi gerð og notkun mannvirkja á hestaíþróttasvæðum hestamannafélaganna.

Nefndin starfar í umboði stjórnar LH og skal í störfum sínum upplýsa eða bera undir stjórn LH mál sem teljast óvenjuleg eða mikilsháttar fyrir starf nefndarinnar, kunna að verða fordæmisgefandi eða hafa áhrif á framtíðarsýn LH.

4. Verkefni

Helstu verkefni nefndarinnar eru:

• Að fjalla um þau mál sem stjórn LH vísar til hennar
• Nefndin skal jafnan hafa hliðsjón af reglum ÍSÍ og FEIF og öðrum reglugerðum sem LH hefur samþykkt
• Að vera ráðgefandi fyrir stjórn LH og aðildarfélög LH um gerð mannvirkja sem notuð eru við hestaíþróttir og hestamennsku almennt. Er þá m.a. átt við:
  • Keppnis og æfingavelli, með tilheyrandi mannvirkjum
  • Reiðvegi
  • Reiðhallir og reiðskemmur
  • Skipulag svæða til notkunar fyrir hestaíþróttir og hestatengda starfsemi
• Nefndin hefur frumkvæðisrétt að málefnum sem undir hana heyra
• Að skila ársskýrslu til skrifstofu LH tveimur vikum fyrir formannafund annað árið og landsþing hitt árið
• Að yfirfara reglugerð þessa árlega og koma með athugasemdir til stjórnar LH ef einhverjar eru

5. Fundargerðir

Fundarritari er ábyrgur fyrir því að fundargerð sé skráð í samræmi við umræður og ákvarðanir fundar. Tilgangur fundargerðar er að skrá niður kjarnann í umfjöllun og ákvörðunum um dagskrárefni, skjalfesta hvaða ákvarðanir eru teknar, hvaða verkefnum er deilt út og hverjir eru ábyrgðaraðilar þeirra verkefna.

Í fundargerð skal jafnframt skrá ef nefndarmaður eða annar víkur af fundi við umræðu eða ákvörðun dagskrárliðar, hvenær hann vék af fundi og hver ástæðan er.

Séu ákvarðanir teknar utan funda, s.s. með tölvupóstsamskiptum eða öðru móti, skal ávallt færa þær ákvarðanir til bókunar í fundargerð næsta bókaða nefndarfund, til staðfestingar.

Fundargerð skal send til nefndarmanna innan tveggja virkra daga frá fundi og nefndarmenn hafa síðan tvo virka daga til að gera athugasemdir. Fundargerð skal samþykkt formlega á næsta fundi nefndarinnar.

Fundargerðir nefndarinnar skulu vera aðgengilegar stjórn LH, eftir að þær teljast samþykktar af nefndinni.

6. Hæfisreglur

Samkvæmt starfsreglum stjórnar LH skulu sömu reglur gilda um hæfi og trúnað fyrir nefndarmenn. Í samræmi við það gilda eftirfarandi hæfisreglur um nefndina.

Nefndarmenn skulu ávallt gæta hæfis síns og forðast hagsmunaárekstra í störfum sínum. Nefndarmönnum ber að tilkynna formanni nefndarinnar um hugsanlegt vanhæfi, gagnvart einstökum málum sem tekin eru upp í nefndinni.

Nefndarmenn skulu ekki taka þátt í meðferð mála þar sem þeir eiga verulegra persónulegra hagsmuna að gæta eða félag sem þeir sitja í stjórn/varastjórn eða eru fyrirsvarsmenn fyrir. Sama gildir um þátttöku í meðferð mála sem tengjast aðilum sem teljast venslaðir þeim með einum eða öðrum hætti.

Nefndarmaður skal víkja af fundi þegar kemur að afgreiðslu mála sem hann brestur hæfi til að taka þátt í. Bóka skal um þessi atriði í fundargerðum.

Nefndarmenn eða framkvæmdastjóri geta krafist þess að nefndarmaður víki sæti telji þeir viðkomandi nefndarmann vanhæfan til meðferðar máls. Verði ágreiningur um hæfi nefndarmanns til meðferðar einstaks máls skal nefndin taka ákvörðun þar um. Sá aðili sem talinn er vanhæfur skal ekki greiða atkvæði um hæfi sitt.

7. Trúnaður

Á nefndarmönnum hvílir þagnarskylda um það sem þeir fá vitneskju um í starfi sínu og leynt skal fara með vegna hagsmuna LH eða annarra hagsmuna, samkvæmt ákvæðum laga, fyrirmælum formanns eða eðli máls. Trúnaðurinn helst áfram eftir að nefndarmenn láta af störfum.

8. Samþykkt og gildistaka

Starfsreglur þessar eru settar með stoð í 6.2 grein laga LH. Þær voru samþykktar á fundi stjórnar LH þann 11. janúar 2025 og tóku gildi þá þegar. Samhliða falla úr gildi fyrri starfsreglur nefndarinnar.

Reglurnar skulu birtar á vefsíðu LH og kynntar þeim sem undir þær falla.